Hent evt. forretningsordenen som pdf-fil.
N.B. Denne forretningsorden tilhører den gamle struktur. Bestyrelsen er igang med at færdiggøre den nye, som kommer på hjemmesiden så snart den er færdig.
Forretningsorden for Hovedbestyrelsen
for
Dansk Kirkemusiker Forening
§ 1 Hovedbestyrelsesmøder
1. Ordinære møder
Hovedbestyrelsen afholder ordinært møde i 1. og 3. kvartal.
Efter forretningsudvalgets bestemmelse kan en ansat, såfremt denne ikke er medlem af hovedbestyrelsen, deltage i mødet uden stemmeret.
Forslag og emner, som ønskes behandlet på et ordinært møde, meddeles landsformanden senest 2 uger inden mødet. Dagsorden med bilag udsendes en uge inden mødet. Ved hvert hovedbestyrelsesmøde træffes aftale om dato og tidspunkt for næste ordinære møde.
2. Ekstraordinære møder
Såfremt ekstraordinært møde ønskes indkaldt, jf. foreningens vedtægter § 7 afsnit II, skal de pågældende meddele ønsket herom til landsformanden med anførelse af de punkter, man ekstraordinært ønsker behandlet. Formanden indkalder snarest herefter mødet til afholdelse inden 4 uger efter, at ønsket er fremsat.
§ 2 Mødeledelse
Landsformanden udformer dagsorden for hovedbestyrelsens møder i samråd med de øvrige forretningsudvalgsmedlemmer. Landsformanden åbner og leder møderne. Har denne forfald, forestår l. næstformand mødet; har denne også forfald 2. næstformand. Såfremt alle 3 medlemmer af forretningsudvalget er forhindret i fremmøde eller udtrådt, indkalder det medlem, der har haft sæde i hovedbestyrelsen længst tid, til det konstituerende møde. Hvis flere medlemmer har samme anciennitet, påhviler det dét medlem, hvis efternavn efter alfabetet kommer først.
§ 3 Konstituering
Landsformanden er formand for hovedbestyrelsen.
Ved konstituering iagttages, at udvalg kan bestå af såvel hovedbestyrelsesmedlemmer som af andre, der ønskes inddraget. Dagsorden til og referat af udvalgsmøder sendes til formanden. Formanden sender alle referater til hovedbestyrelsen.
På det konstituerende møde vælges:
a) i lige år formanden for en toårig periode
b) i ulige år 1. næstformand for en toårig periode
c) hvert år 2. næstformand
Foreningens forretningsudvalg består af landsformanden og de to næstformænd.
d) lovudvalg, bestående af mindst to medlemmer
e) foreningens repræsentant i Folkekirkens Arbejdsmiljøråd.
f) foreningens repræsentant i Kirkemusikalsk Kompetencecenter
g) foreningens repræsentant(er) i CO 10s repræsentantskab. Landsformanden repræsenterer de første 400 medlemmer. Der vælges en repræsentant til CO 10s repræsentantskab for hver påbegyndte 400 udover de første 400 medlemmer.
h) foreningens repræsentanter i kirkemusikskolernes bestyrelser
Der vælges 1 bestyrelsesmedlem til hhv. Løgumkloster, Vestervig og Sjællands Kirkemusikskoles bestyrelser samt suppleanter for disse
Kirkeministeriet
Landsformanden er foreningens faste repræsentant overfor Kirkeministeriet, herunder nedsatte udvalg, suppleret med 1, næstformand, 2. næstformand eller sekretariatslederen.
Samarbejdsgrupper i øvrigt
Landsformanden og/eller et af hovedbestyrelsen valgt medlem er foreningens repræsentanter i samarbejdsorganisationer med øvrige kirkefunktionærgrupper og -organisationer. Der vælges endvidere en suppleant.
Andre udvalg nedsættes efter behov.
Såfremt såvel et udvalgsmedlem som dennes suppleant er forhindret i at deltage i et møde, meddeles dette til landsformanden, som søger at sikre, at foreningen er repræsenteret på anden måde.
Såfremt et hovedbestyrelsesmedlem, der er medlem af et udvalg, udtræder i valgperioden, vælger hovedbestyrelsen eventuelt et nyt medlem til det pågældende udvalg, med mindre vedkommende ønsker at blive i udvalget efter gældende regler.
§ 4 Honorarer og godtgørelser
Hovedbestyrelsen fastsætter honorar og godtgørelser til landsformand, 1. næstformand, sekretariatsleder, regnskabsfører, forretningsudvalg m.fl., samt evt. andre honorarydelser og godtgørelser for særlige ydelser, som er nødvendige under hensyn til foreningens løbende drift og virksomhed.
§ 5 Afstemninger
Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede.
Såfremt der ved valg af landsformand, 1. næstformand og 2. næstformand ikke opnås absolut flertal for en bestemt person, foretages afstemningen ad flere gange, således at den, der har opnået det mindste antal stemmer udgår i efterfølgende afstemninger. Beslutninger træffes i øvrigt ved almindelig stemmeflertal. Afstemninger er skriftlige, hvis et eller flere medlemmer kræver det.
I alle andre tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Tilsvarende gælder for landsformandens stedfortræder.
Der kan ikke stemmes ved en på forhånd afgiven skriftlig stemme fra et hovedbestyrelsesmedlem, som er forhindret i at deltage i et møde. Er en afstemning først afgjort ved håndsoprækning evt. ved landsformandens udslagsgivende stemme, kan der ikke i samme spørgsmål kræves en efterfølgende skriftlig afstemning.
§ 6 Protokol
Beslutningsprotokol
Der føres ved hovedbestyrelsens møder en beslutningsprotokol ved sekretariatslederen. Ved afslutning af hvert af dagsordenens punkter, udformes og oplæses protokolordlyden. Snarest muligt efter hovedbestyrelsesmødet fremsendes kopi af protokollen på mail til hovedbestyrelsens medlemmer samt til eventuelle andre deltagere i mødet, som landsformanden skønner det hensigtsmæssigt at tilstille en sådan. Det godkendte referat lægges på hjemmesiden.
Opbevaring af protokolmapper
Dagsorden med bilag samt protokolark opbevares af sekretariatslederen.
§ 7 Forretningsudvalget
Forretningsudvalget består af landsformanden og de to næstformænd.
Ordinære møder
Forretningsudvalget afholder møder, når landsformanden eller de to øvrige i enighed ønsker det. Dog holdes altid møde mindst 10 dage før et hovedbestyrelsesmøde. Hovedbestyrelsen holdes løbende underrettet ved landsformandens foranstaltning om alle væsentlige forhold, som forretningsudvalget har drøftet og besluttet. Landsformanden holder de øvrige forretningsudvalgsmedlemmer løbende underrettet om sager og afgørelser m.v., bl.a. ved mail.
§ 8 Foreningens drift
Regnskabsføreren
Regnskabsføreren fører et elektronisk stamkartotek over foreningens medlemmer. Stamkartoteket er en integreret del af bogføringen, idet det tillige anvendes til kontingentberegning, udskrivning af girokort og bogføring af kontingentbeløb. Stamkartoteket fungerer som debitorkartotek for medlemmerne og styrer kontingenttilsvar til stifterne. Meddelelse om til- og afgang af medklemmer sendes hurtigst muligt til kredsene og formanden.
Regnskab
Regnskabsføreren fører regnskab for Dansk Kirkemusiker Forening i overensstemmelse med almindelig regnskabsskik.
Revision
Regnskabet tilstilles revisionen senest 2 måneder efter regnskabsårets udløb.
Økonomirapport
Sekretariatet skal ved forretningsudvalgets ordinære møder afgive en kortfattet orientering om foreningens økonomi på foranledning af regnskabsføreren.
Budget
Budget vedr. det kommende regnskabsår udarbejdes af regnskabsføreren i samarbejde med sekretariatslederen og forelægges ved hovedbestyrelsens møde i 3. kvartal.
Kontingentfastsættelse
Regnskabsføreren foretager endvidere senest 14 dage inden mødet i 3. kvartal indstilling til forretningsudvalget med forslag om det følgende års kontingent.
DKMT
Den ansvarlige for hjemmesiden producerer til Dansk Kirkemusiker Tidende i overensstemmelse med de vilkår, der er truffet af hovedbestyrelsen og de aftaler, der er indgået med forretningsudvalget.
Medlemsmødereferat
Den ansvarlige for hjemmesiden sørger for, at medlemsmøder bliver refereret i Dansk Kirkemusiker Tidende.
Læserindlæg
Mener den ansvarlige for hjemmesiden, at et læserbrev skal afvises, forelægges spørgsmålet for forretningsudvalget, der træffer afgørelse.
§ 9 Medlemsmøde
Tidspunkt
Foreningen kan efter skøn afholde medlemsmøde under ledelse af en eller flere af kredsene eller hovedbestyrelsen.
§ 10 Inhabilitet
Såfremt en ansat i foreningen samtidig har sæde i eller er valgt medlem af hovedbestyrelsen, er denne inhabil i alle spørgsmål, der vedrører denne person eller forhold. Hovedbestyrelsen kan træffe beslutning om, at den pågældende, efter at have haft lejlighed til at udtale sig, skal forlade mødet under den videre behandling og afgørelse af sagen.
§ 11 Revision
Foreningens regnskab revideres af en ekstern revisor.
§ 12 Ansættelse og afskedigelse af medarbejdere
Forretningsudvalget ansætter og afskediger medarbejdere. Inden afskedigelse finder sted, skal den pågældende have lejlighed til at udtale sig over for hovedbestyrelsen eller forretningsudvalget.
§ 13 Æresmedlemmer
Æresmedlem af en kreds
Et medlem kan udnævnes til æresmedlem af en kreds. Kredsen træffer selv beslutning om en sådan udnævnelse og afholder selv enhver udgift i forbindelse hermed.
Æresmedlem af Dansk Kirkemusiker Forening
Hovedbestyrelsen beslutter, hvorvidt udnævnelse til æresmedlem af Dansk Kirkemusiker Forening skal have andre økonomiske konsekvenser end kontingentfritagelse, f eks. i henseende til kursusdeltagelse. Hovedbestyrelsen udnævner æresmedlemmer. Æresmedlemmer modtager frieksemplar af enhver publikation, som foreningen måtte udgive.
§ 14 Ikrafttræden
Forretningsordenen er tiltrådt af hovedbestyrelsen den 26. september 2016.
Merete Brautsch Sand, Eric Holm, Birthe Christiansen, Kirsten Frandsen, Kirsten Beck, Ida Knudstrup, Karen Margrethe Larsen, Ole Plauborg Jensen